„Personalsachbearbeiter sind treue und loyale Mitarbeiter*innen mit großem Spezialwissen“, weiß Jens Müller, Personalleiter der Stuttgarter Versicherungsgruppe. Arbeitgeber dürften sich darüber freuen, aber es ist gleichzeitig der Grund dafür, dass der Arbeitsmarkt fähiger Fachkräfte in diesem Bereich ziemlich leergefegt ist. Neues Personal, das die steigende Komplexität im HR-Wesen und die Feinheiten einer Abrechnungssoftware ebenso beherrscht wie die aktuellen sozial-, steuer- und arbeitsrechtlichen Vorschriften, ist schwer zu bekommen. Die Stuttgarter Lebensversicherung hat sich deshalb Anfang 2020 für das Outsourcing von Teilen ihrer Personalabrechnung an die NEXUS / EPS entschieden.

Die Versicherung arbeitet mit SAP, auch im Personalbereich, wo mit PA (Personaladministration) und PY (Personalabrechnung) verschiedene Module von SAP HCM im Einsatz sind. Die Abrechnungen für die 750 Beschäftigten und gut 400 Betriebsrentner*innen (Bestand steigend) erledigten bei dem Unternehmen bislang drei Fachkräfte aus der HR-Abteilung.

NEXUS / EPS arbeitet direkt auf dem Kundensystem

Ein Personalwechsel war der Auslöser, sich aktiv nach einem Dienstleister umzusehen. Selbstgesteckte Prinzipien gerieten mit den zwei verbliebenen Kolleg*innen in Gefahr. War eine im Urlaub oder krank, blieb die gesamte Arbeit bei einer Person liegen. Vorgänge zogen sich mitunter in die Länge, es dauerte, bis neue Regeln in SAP HCM implementiert waren etc. Das Outsourcing war für Jens Müller daher eine interessante Alternative. Mit NEXUS / EPS hat sich das Unternehmen für einen Servicepartner entschieden, der direkt auf dem versicherungseigenen SAP HR-Abrechnungssystem arbeitet.

Auch eine andere Variante ist möglich, bei der man die Abrechnungsdaten zum Dienstleister transferiert, der sie auf seinen Systemen verarbeitet. Jens Müller: „Dann hätten wir uns im Grunde gleich von SAP HCM verabschieden können.“ Das System ist im Unternehmen jedoch mit vielen anderen Anwendungen verbunden, begonnen mit der Schnittstelle ins Hauptbuch, d. h. zu Buchhaltung, Bilanz und den Zahlungssystemen bis hin zum Personalservice. Auch die Datenmigration wäre ein aufwändiges Projekt geworden, bei dem man dafür hätte sorgen müssen, dass die Personaldaten 1:1 ins fremde System übertragen werden. NEXUS / EPS konnte, was die Gehaltsabrechnung direkt auf Kundensystemen angeht, eine Reihe namhafter Referenzen aufweisen. Ausschlaggebend waren für die Versicherung auch die räumliche Nähe und die Einbettung des Servicedienstleisters in den NEXUS-Konzern.

Sanfter Übergang statt aufwändiges Projekt

Sollte bei der Versicherung zunächst jemand gedacht haben, ein solcher Paradigmenwechsel in der Arbeitsweise wäre mit einem aufwändigen Projekt verbunden, so wurde er eines Besseren belehrt. Es war vielmehr ein sanfter Übergang. Am 1. Januar 2020 stellte NEXUS / EPS zunächst eine Fachkraft ab, welche sich in den kommenden Monaten mit den internen Prozessen vertraut machte, Lohnarten, Vergütungsstruktur und weitere Besonderheiten kennenlernte.

Durch diese halbjährige Interimslösung vollzog sich der Wechsel von der Inhouse- zur Outsourcing-Bearbeitung schlank und geräuschlos. Im Juli 2020 übernahm NEXUS / EPS im Rahmen des Business-Process-Outsourcing-Projekts das Thema Payroll, inklusive Bescheinigungswesen, Erheben von Statistiken und der Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten. Der Dienstleister unterstützt die Versicherung bei Fragen von Beschäftigten zur Entgeltabrechnung einschließlich der dazugehörigen Behördenkommunikation und berät hinsichtlich gesetzlicher Neuerungen. Im täglichen engen Austausch sprechen sich die Beteiligten untereinander ab. Um die Fehlerquote so gering wie möglich zu halten, werden im regelmäßigen Jour Fixe alle anfallenden Themen und Sachverhalte diskutiert.

Die Abrechnungsbelege werden, da es sich um personenbezogene Daten handelt, über ein geschütztes Ticketsystem bzw. Austauschlaufwerk übermittelt. Auch Rückfragen gehen aus-schließlich über das Ticketsystem und werden nicht per E-Mail gestellt. Zudem gibt es einen separaten und abschließbaren Bereich im Un-ternehmen, in welchem lediglich die Personen sitzen, die für die Entgeltabrechnung zuständig sind.

Überzeugungsarbeit und behutsames Changemanagement

Die zwei bisher mit der Abrechnung beschäftigten Fachkräfte bilden seitdem die Schnittstelle zu NEXUS / EPS und können nun zusätzlich andere Arbeiten in der Personalabteilung übernehmen. Jens Müller: „Die anfängliche Haltung ist oft mit Skepsis verbunden. Haben wir vielleicht Fehler gemacht, diese Frage kommt fast zwangsläufig.“ Hier sind Überzeugungsarbeit und ein behutsames Changemanagement erforderlich. Wenn die bisherigen Kräfte merken, dass das neue Zusammenarbeiten zu einer Qualitätsverbesserung in der Abrechnung führt, ist von Skepsis schon bald keine Rede mehr.

Auch die Mitarbeiter*innen sind vom Business Process Outsourcing der Abrechnung inzwi-schen restlos begeistert. Sie haben Ansprechpartner*innen auf Augenhöhe, können sich austauschen, wissen, dass die Abrechnung in guten Händen ist und können auch einmal etwas abgeben. Und im Krankheits- oder Urlaubsfall muss nicht die eine Kollegin für die andere alles übernehmen, sondern man hat tatkräftige Unterstützung von außen. Beide Seiten greifen ineinander, die eigenen Beschäftigten können intern Sachverhalte aufbereiten, sie an NEXUS / EPS geben, wo sie dann sauber verarbeitet werden. Dort gibt es eine Hauptansprechperson für den Kunden sowie weitere Teammitglieder, die ihr zuarbeiten. Insgesamt also eine Verbesserung auf ganzer Linie - weitere Projekte sind in der Planung.

Die Stuttgarter Lebensversicherung im Überblick

Die Stuttgarter Lebensversicherung a.G. ist als Muttergesellschaft der Stuttgarter Versicherungsgruppe in Form eines Versicherungsvereins auf Gegenseitigkeit (VVaG) allein den Interessen ihrer Versicherten verpflichtet. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt auf modernen Vorsorgelösungen in der Lebens- und Rentenversicherung sowie in der Unfallversicherung. Relevante Kennzahlen bestätigen seit vielen Jahren die Solidität des Unternehmens.